7 manieren om een onvoorziene sluiting van je onderneming op te vangen

Een natuurramp blaast het dak van je zaak. Cybercriminelen leggen je computersystemen plat. Een epidemie maakt letterlijk al je medewerkers tegelijkertijd ziek.

We kruisen onze vingers in de hoop dat het je nooit overkomt, want de kans is klein. Maar toch: vroeg of laat komt je onderneming voor pittige uitdagingen te staan, waardoor je in het ergste geval ongepland moet sluiten. Hoe vermijd je dat je dan paniekvoetbal gaat spelen of dat zo’n tegenslag zelfs de doodsteek voor je zaak betekent?

Door je alvast voor te bereiden op het ‘onvoorbereidbare’. Vandaag nog.

Zo verzeker je de continuïteit van je zaak als het noodlot toeslaat

Honderd procent paraat staan voor elke mogelijke tegenslag, da’s onmogelijk. Wel kan je werken aan de flexibiliteit van je onderneming, ervoor zorgen dat je je snel kunt aanpassen als de omstandigheden plots veranderen. Zonder de pretentie om volledig te zijn, raden we je aan om alvast over deze aspecten na te denken:

Hoe reageert je onderneming wanneer het noodlot toeslaat?

In welke vorm dit noodlot zich ook aandient – je bedrijfsgebouw wordt onbruikbaar, je bent zelf plots werkonbekwaam, een cruciale machine valt uit … je zal jezelf dankbaar zijn als je een plan van aanpak hebt klaarliggen.

Neem dus de tijd om een noodherstelplan op te stellen dat voor verschillende crisissituaties de te volgen procedures omschrijft. Welke situaties zouden voor jouw onderneming een echte crisis betekenen? Welke stappen heb je te zetten en in welke volgorde? Aan welke aspecten moet je op zo’n moment allemaal denken? Wie neemt welke verantwoordelijkheid op zich?

Interessant is ook om een onderscheid te maken tussen wat je onmiddellijk moet aanpakken en wat je op middellange termijn te doen staat. Hoe zorg je ervoor dat je zaak snel weer op de rails staat, dat je kunt verkopen en inkomsten binnenhaalt, al is dat op een andere manier dan je gewoon bent?

Verder bevat je plan van aanpak een crisiscommunicatieplan, waarin je uitgestippeld hebt hoe je gaat communiceren en wie je zoal moet informeren (werknemers, klanten, leveranciers, aandeelhouders …).

Kan je bedrijfsgebouw tegen een paar stoten?

Ook in België voelen we de klimaatverandering steeds sterker. Om de paar jaar (laten) controleren of je bedrijfsgebouw nog stevig staat, is dus een goed idee. Door meer regen of lange droge periodes kan je gebouw sneller beschadigd raken of zelfs verzakken.

Besef dat er geen grote natuurramp hoeft te gebeuren om een ramp voor je bedrijf te betekenen. Ook een gewone storm kan hevig genoeg zijn om jou in de problemen te brengen. Bekijk daarom zeker eens dit lijstje tips om storm- en waterschade te voorkomen.

Zijn je digitale systemen stevig beveiligd?

Cybercriminaliteit of een uit de kluiten gewassen ‘bug’ in je server of computers kunnen je onderneming virtueel plat leggen. Onderzoek waar mogelijke ‘lekken’ zitten of dreigen te ontstaan en maak je systemen zo snel mogelijk waterdicht.

Zet daarnaast een procedure op die garandeert dat je voortdurend back-ups maakt van je bedrijfsgegevens. En stel een plan op om je databases te herstellen, mocht daar toch iets mis gaan. Belangrijk: maak ook je medewerkers bewust van deze gevaren en informeer hen over hoe ze problemen kunnen voorkomen, bv. door de risico’s van smartphones en andere slimme toestellen onder de aandacht te brengen.

Spreid je je risico’s genoeg?

Leg je eieren niet allemaal in één mandje, zegt de volkswijsheid. En dat geldt op verschillende vlakken: zorg ervoor dat jouw succes niet van één of enkele klanten, leveranciers of distributiepartners afhangt. Want als een van hen je onverwacht in de steek laat, of moet laten, dan zakt jouw kaartenhuis mee in elkaar.

Draait je bedrijf ook zonder fysieke plek?

Stel dat je om de een of andere reden niet meer terechtkunt in je vaste bedrijfsgebouw of een belangrijk deel ervan, hoe houd je dan de boel draaiende? Kunnen al je medewerkers telewerken? Kan je de mensen die geen kantoorwerk doen vlot bereiken en aansturen?

Als je nu al nadenkt over je opties, zal je veel vlotter weer operationeel zijn wanneer je plots in zo’n situatie belandt.

Heb je een financiële buffer?

Geld moet rollen, maar een spreekwoordelijke sok onder je matras kan ook geen kwaad. Ook in je financieel plan houd je er maar beter rekening mee dat er onverwachte kosten of een plotse daling van de inkomsten kunnen opduiken. Zet een buffer opzij op een spaarrekening of in een financieel product waar je je geld snel kunt vrijmaken.

Met de juiste verzekeringen voor je onderneming bescherm je bovendien je inkomen. Zo krikt een bedrijfsschadeverzekering je inkomsten op wanneer je door schade minder of geen omzet meer hebt. En betaalt een verzekering gewaarborgd inkomen je wedde als zaakvoerder als je arbeidsongeschikt wordt.

Kunnen je medewerkers om met verandering?

Want als je onderneming plots niet meer kan werken of dat helemaal anders moet doen, zal ook voor je werknemers alles in één klap veranderen. Wanneer je een bedrijfscultuur installeert waarin elke medewerker verantwoordelijkheid mag en durft te nemen, dan zal je bedrijf zich vlotter kunnen aanpassen aan moeilijke omstandigheden.

Zo’n veerkrachtige bedrijfscultuur helpt je door een crisis, maar maakt ook dat je onderneming makkelijker mee surft op de golven van de razendsnelle maatschappelijke, technologische en economische verandering.

Bonustip: update regelmatig je verzekeringen

Alles verandert voortdurend: jouw bedrijf, je persoonlijke situatie, de context waarin je werkt … Laat je verzekeringen dus mee evolueren met de noden van je onderneming. We kijken graag voor je na of er hier en daar een update nodig is.